I. Business Analyst (BA) là gì?
1. Khái niệm
Business Analyst hay tiếng Việt còn gọi là Chuyên viên phân tích kinh doanh - chịu trách nhiệm là cầu nối giữa khách hàng với nhóm kỹ thuật, hay nhóm phát triển sản phẩm của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của họ là tìm hiểu vấn đề của khách hàng để trình bày với bên công ty và cùng đưa ra những giải pháp tối ưu nhất về chiến lược hoặc kỹ thuật hệ thống cho khách hàng.
Vị trí này đóng vai trò rất quan trọng trong công ty, đặc biệt là các công ty outsource (thuê ngoài) công nghệ. Và số lượng các công ty công nghệ ở Việt Nam và trên thế giới ngày càng tăng lên đáng kể. Vì vậy nhu cầu tuyển dụng trong ngành này cũng ngày một tăng lên, cơ hội mở ra cho nhiều bạn trẻ có đam mê theo đuổi ngành này.
2. Các vị trí làm việc liên quan
- Management Analyst: còn gọi là chuyên gia tư vấn quản lý. Họ là những người tư vấn cho các nhà quản lý để cải tiến hiệu quả kinh doanh của công ty. Cụ thể ở đây là tăng doanh thu, lợi nhuận bằng cách giảm chi phí hoặc tối ưu hóa quy trình quản lý, vận hành.
- Systems Analyst: còn gọi là chuyên viên phân tích hệ thống. Đây là những người làm việc chủ yếu liên quan đến kỹ thuật, hệ thống. Họ có nhiệm vụ phân tích tìm ra vấn đề để đề xuất thiết kế kỹ thuật nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề đó. Ngoài đưa ra những cải tiến cần thiết về kỹ thuật và thiết kế hệ thống, họ còn phải đào tạo, chuyển giao cho người khác biết cách sử dụng hệ thống mới.
- Data Analyst: còn gọi là chuyên viên phân tích dữ liệu. Nhiệm vụ của Data Analyst là thu thập thông tin từ nhiều nguồn, tổng hợp, phân tích từ lượng dữ liệu đó để tìm ra các vấn đề. Sau đó báo cáo, trình bày kết quả ở dạng đồ thị, biểu đồ, bảng biểu cáo một cách trực quan. Nhờ đó, công ty có thể xác định được xu hướng và tạo mô hình dự đoán những việc có thể xảy ra trong tương lai.
II. Công việc của Business Analyst
1. Làm việc với khách hàng
Việc đầu tiên và quan trọng nhất của Business Analyst là hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Để làm tốt bước này, họ phải trao đổi thật kỹ và đặt câu hỏi tinh tế, đúng trọng tâm để tìm ra mấu chốt của vấn đề khách hàng gặp phải. Đồng thời dựa vào kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, họ phải gợi ý, đề xuất những giải pháp phù hợp, phác thảo mô hình, quy trình để khách hàng nắm được hướng đề xuất giải quyết của mình. Cuối cùng là xác nhận lại tất cả thông tin và đề xuất giải pháp đã trao đổi với khách hàng một cách rõ ràng qua tài liệu, giấy tờ.
2. Chuyển giao thông tin cho bộ phận liên quan
Sau khi đã nắm rõ tất cả những vấn đề, nhu cầu và mong muốn của khách hàng, Business Analyst có nhiệm vụ trình bày, chuyển giao thông tin cho các bộ phận liên quan như QC, Kỹ thuật, Phát triển phần mềm, Quản lý dự án,… và các nhóm liên quan khác. Lưu ý là cần triển khai lại cho tất cả các nhóm dù góp phần nhỏ nhất để mọi người đều hiểu được vấn đề từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.
3. Quản lý sự thay đổi của các requirement
Theo thời gian, sẽ không tránh khỏi những phát sinh và thay đổi trong yêu cầu của khách hàng về các yếu tố liên quan đến kỹ thuật hoặc kế hoạch. Vì vậy, Business Analyst cần theo sát khách hàng để nắm được những điều đó và có phương án cải tiến, khắc phục kịp thời để tiếp tục triển khai cho các nhóm có liên quan.
III. Kỹ năng cần có của một Business Analyst
1. Kỹ năng giao tiếp
Công việc đòi hỏi BA phải giao tiếp thường xuyên với khách hàng, nhà quản lý và các nhóm nội bộ. Vì vậy kỹ năng này cực kỳ quan trọng, cần phải khéo léo trong việc lắng nghe, phản hồi, đưa ý kiến một cách chuyên nghiệp, không gây khó chịu, bối rối cho người nhận thông tin.
2. Kỹ năng suy luận logic
Đây là kỹ năng cần thiết trong việc tư vấn đưa ra các giải pháp cho khách hàng. BA cần nắm rõ thông tin và các vấn của đề khách hàng, dùng kiến thức chuyên môn và kỹ năng suy luận thật logic để phân tích đúng và đề xuất giải pháp tối ưu nhất.
3. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Đương nhiên công việc không phải lúc nào cũng dễ dàng, có nhiều khách hàng sẽ rất khó để đàm phán với họ. Một số trường hợp khách hàng không có chuyên môn về công nghệ hoặc không hiểu rõ vấn đề mà BA nhìn nhận và trình bày. Do đó, BA cần có kỹ năng đàm phán, thuyết phục họ tin tưởng vào công ty, tin tưởng các giải pháp của mình dẫn đến việc thỏa thuận giữa 2 bên diễn ra thật thoải mái và vui vẻ nhất có thể!
4. Kỹ năng ra quyết định
Đây là một kỹ năng rất khó, nó liên quan trực tiếp đến kết quả công việc của cả nhóm. Do đó, BA phải giữ một cái đầu lạnh, đưa ra những quyết định đúng đắn, có cơ sở để giúp cho cả khách hàng và công ty đề đạt được kết quả như mong muốn. Đôi khi việc quyết định còn cần sự may mắn bởi các tác động khách quan bên ngoài thì không ai có thể kiểm soát được.
5. Kỹ năng xử lý vấn đề
Trong quá trình làm việc với khách hàng cũng như nội bộ công ty, những vấn đề phát sinh là không thể tránh khỏi. Vì vậy với vai trò là một BA, họ phải biết cách xử lý vấn đề một cách hiệu quả, tinh tế để kết quả chung đạt được tốt nhất.
6. Có hiểu biết về công nghệ:
Đây là một điều kiện cần và đủ đối với một BA giỏi. Bạn phải hiểu biết về công nghệ để biết công ty của mình liệu có thể thực hiện được dự án mà khách hàng mong muốn không. Từ đó, mới có thể đề xuất giải pháp một cách hiệu quả, khả quan và khiến cho khách hàng tin tưởng mình hơn.
7. Sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ
Đương nhiên làm việc trong thời đại công nghệ, trong công ty công nghệ thì bạn phải biết sử dụng các công cụ hỗ trợ. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc với độ phân tích chính xác rất cao.
8. Kỹ năng ngoại ngữ (tiếng Anh)
Nếu làm trong công ty công nghệ thì ngoại ngữ là vô cùng quan trọng vì bạn phải làm việc với nhiều đối tác và khách hàng nước ngoài. Việc giao tiếp, trao đổi bằng tiếng Anh sẽ diễn ra rất thường xuyên. Do đó, bạn cần phải trau dồi các kỹ năng giao tiếp tiếng Anh thật tốt ngay từ bây giờ nhé!
IV. Cơ hội nghề nghiệp của Business Analyst
1. Thách thức nghề nghiệp
Thách thức đối với Business Analyst chủ yếu là về các kỹ năng mềm. Cụ thể ở đây là kỹ năng quan sát, thấu hiểu vấn đề của khách hàng, cũng như khả năng kết nối giữa khách hàng và nhóm thực hiện dự án. Đồng thời, có thể giải quyết các xung đột giúp 2 bên làm việc hiệu quả và có mối quan hệ tốt với nhau. Nghe có vẻ không phải là thách thức quá lớn nhưng thực sự không hề dễ dàng để làm tốt những việc này đâu các bạn nhé!
2. Con đường phát triển
Sau khi được nhà tuyển dụng Business Analyst lựa chọn, bạn có được cơ hội làm việc trong vị trí này có thể lựa chọn phát triển theo 1 trong 3 hướng sau:
- Phát triển theo hướng vận hành: hiểu rõ về công nghệ, nguồn lực, thời gian, con người và chi phí để có thể vận hành, quản lý các dự án một cách hiệu quả. Các vị trí một BA có thể định hướng để theo đuổi là Project Manager, Program Manager, Product Manager, CIO,…
- Đảm nhận vai trò quản lý BA: có trách nhiệm quản lý nhóm BA, đảm bảo các BA làm việc hiệu quả cho từng dự án với các khách hàng của công ty. Các vị trí có thể đạt được nếu theo hướng này là BA Team Lead, BA Program Lead, BA Practice Lead và cao hơn là Business Relationship Manager, BA Manager.
- Chịu trách nhiệm tư vấn chiến lược, chiến thuật: làm việc với các nhà quản lý để tư vấn các chiến lược, chiến thuật nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. Để được như vậy, bạn cần nắm rõ kiến thức về Enterprise Architecture, Business Architecture.
V. Ngành đào tạo Business Analyst
1. Nhóm ngành công nghệ thông tin
Nhóm ngành công nghệ thông tin bao gồm nhiều chuyên ngành khác nhau như: khoa học máy tính, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật phần mềm, truyền thông và mạng máy tính, an toàn thông tin,… Sinh viên có thể theo học tại các trường nổi tiếng như Đại học Công nghệ thông tin, Đại học Bách Khoa TP.HCM, Đại học Sư phạm Kỹ thuật,...
Ưu điểm khi theo học CNTT là bạn sẽ có nhiều kiến thức nền, nắm rõ cách thức hoạt động của các hệ thống, phần mềm kỹ thuật. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi và nắm bắt thông tin với bộ phận kỹ thuật của công ty, có thể trực tiếp tham gia xây dựng các phần mềm nhằm giải quyết các bài toán thực tế. Tuy nhiên, nhược điểm khi làm việc ở vị trí BA là chưa có nhiều các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề.
2. Nhóm ngành kinh tế
Đối với nhóm ngành kinh tế, những ngành giúp bạn tiếp cận với vị trí BA là Marketing, quản trị kinh doanh, tài chính,... Sinh viên có thể theo học tại các trường nổi tiếng như Đại học Ngoại thương (FTU), Đại học Kinh tế TP.HCM (UEH), Đại học Kinh tế - Luật (UEL),...
Ưu điểm khi theo học nhóm ngành kinh tế là bạn sẽ có kiến thức cơ bản về kinh tế tổng quát, quy trình kinh doanh, hoặc các nghiệp vụ về tài chính. Đặc biệt là các kỹ năng mềm đã được rèn luyện tại trường đại học như thuyết trình, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề. Đây là một điều kiện thuận lợi khi các bạn làm việc ở vị trí BA. Tuy nhiên, nhược điểm là các bạn không hiểu được các vấn đề kỹ thuật, liên quan đến công nghệ của công ty gây khó khăn khi trình bày, đàm phán với khách hàng.
Tóm lại để trở thành một BA giỏi, xuất sắc, bạn cần trang bị cho mình những kiến thức trong ngành công nghệ thông tin và các kỹ năng mềm của ngành kinh tế. Ngoài ra, cần phải liên tục trau dồi kỹ năng, cập nhật kiến thức mới hoặc theo học các khóa học chuyên sâu về BA của nước ngoài để trở thành một “đối thủ đáng gờm” đối với các đối thủ khác cũng đang theo đuổi ngành nghề này.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Business Analyst là gì và các ngành đào tạo trong lĩnh vực này. Hãy để lại bình luận và chia sẻ bài viết nếu thấy nó có ích cho bạn nhé!
Nguồn tham khảo:
https://en.wikipedia.org/wiki/Business_analyst
https://www.iiba.org/what-is-business-analysis/
